Die Inventarisierung
Wann wird was zum Inventar?
Nach den Bestimmungen der Bayerischen Haushaltsordnung müssen alle Geräte und Gegenstände, die einen Wert von mehr als 800 Euro netto (ab 01.01.2021) haben und voraussichtlich länger als drei Jahre in Betrieb sind, inventarisiert werden. Die Aufnahme in das Bestandsverzeichnis, das an der Universität Bayreuth elektronisch geführt wird, erfolgt automatisch, d. h. nach Bearbeitung der Rechnung durch den dafür zuständigen Sachbearbeiter wird diese an das Referat Bestandsverwaltung zur Inventarisierung weitergegeben.
Es werden die wesentlichen Daten elektronisch gespeichert. Aus der Inventardatei lassen sich Auswertungen nach verschiedenen Gesichtspunkten erzielen. Im Rahmen der vorhandenen Daten lassen sich Informationen abrufen, z. B. für jedes einzelne Gerät, für die einzelnen Lehrstühle bzw. Organisatorischen Einheiten, nach Gerätearten, nach Hersteller und Lieferant, nach Finanzierungsquelle und nach Projekten. Auf Anfrage können gerne Excel-Listen (zur weiteren Bearbeitung und Übersicht über das Inventar) per Email an den Lehrstuhl geschickt werden.
Ist der private Erwerb von Inventargegenständen möglich?
Die Abgabe von Gegenständen aus dem staatlichen Besitz unterliegt strengen haushaltsrechtlichen Vorgaben und muss aufwändig in mehrstufigen Verfahren geprüft werden. Die Universität Bayreuth hat sich daher, nach finaler Abstimmung und Beschluss der Kanzlerin, generell gegen die Abgabe von Vermögensgegenständen an Privatpersonen entschieden.
Was passiert mit einem ausgemusterten Gerät?
Sollte ein Gerät irreparabel defekt oder aufgrund seines Alters nicht mehr einsetzbar sein, kann über das Formblatt Deinventarisierung beantragt werden, das Gerät aus der Inventardatei auszumustern.
Werden noch funktionstüchtige Geräte mit dem Formblatt Deinventarisierung dem Referat Bestandsverwaltung gemeldet, so muss vorher der betreffende Lehrstuhl, bzw. die betreffende Institution dieses Gerät in der Gerätebörse im E-Learning der Universität mindestens 14 Tage eingestellt und zum dienstlichen Gebrauch angeboten haben.
Bitte beachten Sie ggf. auch die Entsorgungsrichtlinien der Universität!
Die Gerätebörse
Erst, wenn innerhalb dieser Frist kein Mitarbeiter der Universität beim bisherigen Nutzer dienstlichen Bedarf angemeldet hat, darf das Formblatt Deinventarisierung ausgefüllt an Referat Bestandsverwaltung gesandt werden. Mit der Unterschrift auf diesem Formblatt wird versichert, dass das funktionstüchtige Gerät in der Gerätebörse der Universität Bayreuth angeboten wurde.
Sollte innerhalb der Angebotsfrist ein Mitarbeiter dienstlichen Bedarf anmelden, so ist das Gerät dem Mitarbeiter zu übergeben und die Übergabe dem Referat Bestandsverwaltung mit dem Formular Uminventarisierung mitzuteilen. Zugleich ist das Angebot aus der Gerätebörse umgehend zu löschen, denn die Seite soll den aktuellen Stand an Geräten zeigen. Voraussetzung für die Nutzung ist lediglich eine gültige Benutzerkennung.
Nutzungsüberlassung
Sollte ein Gerät an einen anderen Lehrstuhl oder einer andere Institution der Universität Bayreuth zur Nutzung überlassen werden, so ist dies dem Referat Bestandsverwaltung schriftlich mit dem Formblatt Uminventarisierung zu melden. Eine Kostenerstattung zu Gunsten des abgebenden Lehrstuhls ist aufgrund gesetzlicher Bestimmungen in diesem Fall ausgeschlossen.
Nachinventarisieren von Geräten
Zum Nachinventarisieren von Geräten, z.B. bei Mitnahme von anderen Universitäten, steht ebenfalls ein Formblatt zur Verfügung.