Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ's) zum Mindestlohngesetz

Das Mindestlohngesetz verpflichtet u.a. die Arbeitgeber zur Arbeitszeitdokumentation, die sog. geringfügig beschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Abs. 1 SGB IV angestellt haben. Eine geringfügig (entlohnte) Beschäftigung in diesem Sinne liegt u.a. dann vor, wenn das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat die Entgeltgrenze von derzeit 450 € nicht überschreitet.

Aber auch Beschäftigungen, die vertraglich innerhalb eines Jahres auf längstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage (vom 01.01.2015 bis einschließlich 31.12.2015 liegt die Höchstgrenze bei drei Monaten oder insgesamt 70 Arbeitstagen) begrenzt sind, können unter bestimmten Voraussetzungen der Geringfügigkeit gemäß § 8 SGB IV unterliegen.

Die ganz überwiegende Mehrzahl der studentischen Hilfskraftbeschäftigungen ist von dieser Aufzeichnungspflicht genauso betroffen wie auch ein Teil der nebenberuflichen wissenschaftlichen Hilfskräfte, wissenschaftliche Mitarbeiter mit "Kleinstverträgen" und ggf. kurzfristig beschäftigte Gastwissenschaftler.

Die Beurteilung, inwieweit Beschäftigungsverhältnisse "geringfügig" sind, erfolgt abschließend durch die Bezügestelle des Landesamtes für Finanzen und ist häufig nicht rechtzeitig vorab möglich. Damit in jedem Fall alle von der Dokumentationspflicht betroffenen Beschäftigungsverhältnisse erfasst werden, wurde seitens der Universität Bayreuth darum gebeten, bei allen Hilfskraftverträgen eine Dokumentation der Arbeitszeit vorzunehmen bzw. vornehmen zu lassen.

Nach dem Mindestlohngesetz ist ein Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der vom Geltungsbereich betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Der Gesetzgeber beschreibt damit lediglich Mindestanforderungen an die Aufzeichnungen.

Das mit Schreiben der Universität übersandte Formblatt zur Dokumentation der Arbeitszeit nach dem MiLoG wurde zur Unterstützung der Lehrstühle und sonstigen Einrichtungen übermittelt. Eine Verwendung ist nicht zwingend vorgegeben. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten kann demzufolge auch auf andere Weise (z.B. in elektronischer Form) vorgenommen werden. Auch der Aufnahme von zusätzlichen Daten -sofern dadurch keine datenschutzrechtlichen Vorgaben verletzt werden- steht das Mindestlohngesetz nach derzeitiger Einschätzung nicht entgegen. Der Lehrstuhl oder die Einrichtung müssen im Ergebnis aber sicherstellen, dass die Vorgaben des Mindestlohngesetzes erfüllt werden.

Auch das Führen von monatsweisen Aufzeichnungen ist grundsätzlich denkbar. In diesen Fällen muss aber gewährleistet sein, dass die Aufschreibungen auch tatsächlich vorgenommen werden und diese (z.B. bei einer Überprüfung durch die Kotrollbehörde) jederzeit zur Verfügung stehen. Zur Sicherstellung empfiehlt sich die Anforderung wöchentlicher Kopien oder Auszüge der Aufzeichnungen.

Die Dokumentation muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages vorgenommen werden.

Die Mindestaufbewahrungszeit beträgt zwei Jahre. Die Frist beginnt ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Eine Archivierung der Aufzeichnungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nicht vorgesehen.

Die Dokumentationen werden dezentral an den Lehrstühlen/ sonstigen Einrichtungen aufbewahrt.

Der Wortlaut des Mindestlohngesetzes verpflichtet den Arbeitgeber zur Dokumentation der Arbeitszeit. Dieser Pflicht kommt die Universität Bayreuth dadurch nach, dass die Aufzeichnungen von den Beschäftigten selbst vorgenommen und durch befugte Mitarbeiter der Lehrstühle bzw. der jeweiligen Einrichtungen gegengezeichnet werden. Dadurch ist gewährleistet, dass die betroffenen Mitarbeiter ihre Aufzeichnungen überhaupt am Lehrstuhl/der Einrichtung vorlegen. Darüber hinaus ist die Prüfung der Übereinstimmung der in Summe geleisteten Arbeitsstunden mit der vertraglich vorgesehenen Arbeitszeit gesichert.

Ein Verstoß gegen die Dokumentationspflichten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße bis zu 30.000,-- Euro geahndet werden kann.

Grundsätzlicher Ausgangspunkt ist die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitszeit. Für die studentischen Hilfskräfte gilt an der Universität Bayreuth die Besonderheit, dass der Urlaub in pauschalierter Form gewährt wird. Nach dieser Regelung werden 7,5 % der vertraglichen Arbeitszeit als Urlaub eingebracht. Die Arbeitsleistung reduziert sich demzufolge in diesem Umfang.

Eine Überschreitung der Arbeitsstunden ist nach dem Mindestlohngesetz dann möglich, wenn ein verstetigtes Arbeitsentgelt bezahlt wird und die Führung eines Arbeitszeitkontos schriftlich vereinbart wurde.

Mit der regelmäßigen Auszahlung einer festen monatlichen Vergütung ist das Kriterium eines verstetigten Arbeitsentgelts erfüllt.

Nach Mitteilung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales bedarf das mindestlohnrelevante Arbeitszeitkonto keiner besonderen Form. So wird nach derzeitiger Rechtsauffassung die erforderliche Vereinbarung eines Arbeitszeitkontos bereits durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag in Verbindung mit der Vornahme der Arbeitszeitaufzeichnungen getroffen. Eine weitere Vereinbarung ist nicht mehr erforderlich.

In der Folge besteht dann die Möglichkeit, evtl. anfallende Mehrarbeit auf das Arbeitszeitkonto einzustellen. Jedoch ist zu beachten, dass diese Stunden monatlich jeweils 50 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen dürfen.

Ein Ausgleich der Mehrarbeit muss spätestens beim Ausscheiden der/des Beschäftigten erfolgt sein.

Eine Unterschreitung der monatlichen Sollstunden ist grundsätzlich möglich, soweit die Arbeitszeit in zulässiger Weise (vgl. Arbeitszeitüberschreitungen) zuvor
oder in den Folgemonaten "eingearbeitet" wurde/wird.

Bei allen Arbeitnehmern, ausdrücklich auch im Fall von studentischen Hilfskräften oder sonstigen Arbeitnehmern, die geringfügig beschäftigt sind, darf keine Arbeitsleistung außerhalb des jeweiligen Vertragszeitraumes erfolgen.

Insbesondere für wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte gilt der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) nicht, so dass hier ausschließlich die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zu beachten sind.

Danach ist der Samstag einem normalen Werktag gleichgestellt. An Sonn- und gesetzlichen Feiertagen dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden. Ebenso sollten die Arbeitsleistungen nicht in der Zeit zwischen 23 Uhr und 6 Uhr (Nachtarbeit) erbracht werden.

Auch für den Bereich der Hilfskräfte gilt die Regelung, dass Krankheitstage nicht "nachgearbeitet" werden müssen, wenn der konkrete Termin zur Erbringung der Arbeitsleistung vorab festgelegt wurde und die Krankmeldung unverzüglich bzw. bei längerer Erkrankung als 3 Tagen die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung umgehend erfolgt.