Informieren Sie sich bitte hier über die am häufigsten gestellten Fragen.
Für hier nicht aufgeführte Fragen stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung unter grants.win-ubt@uni-bayreuth.de.

Die FAQ zur Maßnahme Research Stay Grant sind Bestandteil der Förderrichtlinie und dem entsprechend zu beachten.

Version: Aussschreibung Research Stay Grant 2025
Stand Datum: 26. September 2024

Download pdf FAQ Version 2025

THEMA: ANTRAGSBERECHTIGUNG

Welche Mitglieder der Hochschule können gefördert werden?

Voraussetzung für die Förderung ist die Mitgliedschaft an der Universität Bayreuth zum Zeitpunkt der Antragstellung und der Durchführung der Reise.
Förderbare Mitglieder der Universität Bayreuth aus der Zielgruppe des Research Stay Grant sind

• Promovierte Personen mit einem wissenschaftlichen Beschäftigungsverhältnis auf einer Qualifikationsstelle (befristet) oder
• Promovierte Nachwuchswissenschaftler/-innen in der Qualifizierungsphase, die Ihre Mitgliedschaft nach § 1 Abs. 7 der Grundordnung beantragt und erhalten haben.

Habilitierende ohne Anstellung an der Universität Bayreuth bzw. ohne Mitgliedsstatus nach § 1 Abs. 7 Grundordnung sind nicht antragsberechtigt.
Habilitierende mit einer unbefristeten Anstellung an der Universität Bayreuth sind nicht antragsberechtigt

Wer sind die Mitglieder der Universität?

Die Mitgliedschaft ist in Art. 19 Abs. 1 S. 1 bis S. 4 des BayHIG geregelt.
Darüber hinaus kann die Grundordnung weitere Personen zu Mitgliedern bestimmen (Art. 19 Abs. 1 S.7 BayHIG). Für promovierte Nachwuchswissenschaftler/-innen findet hier §1 Abs. 7 der Grundordnung Anwendung.
Um eine Mitgliedschaft gemäß § 1 Abs. 7 GO zu erlangen wenden Sie sich bitte zuerst an die Servicestelle WiN-UBT.

THEMA: FÖRDERBARE VORHABEN

Kann ein Konferenzbesuch gefördert werden?

Eine Reise ausschließlich zu einem Konferenzbesuch wird nicht gefördert.
Die Kombination eines Research Stay Grant mit einem Konferenzbesuch ist möglich, wenn

• der Research Stay eigenständig mindestens eine Woche umfasst und
• der Konferenzbesuch im Rahmen derselben Reise erfolgt.

Die Rahmenbedingungen der Research Grant Förderung gelten auch für solche Reisen. Konferenzgebühren, Reisekosten vom Ort des Research Stay zum Konferenzort sowie Übernachtungskosten während der Konferenz sind nicht Teil der Maßnahme Research Stay Grant und werden somit nicht durch WiN-UBT erstattet.

Kann eine Research Stay Grant Förderung mit einer Talent 5/5/5-Förderung kombiniert werden?

Eine Research Stay Grant Förderung und eine Talent 5/5/5-Förderung im selben Kalenderjahr ist nicht möglich.
Das gilt auch dann, wenn beide Förderungen inhaltlich dasselbe „Thema“ betreffen.

BLACKLIST: Was wird NICHT gefördert

• Reisen ausschließlich zu Konferenzen werden nicht gefördert.
  Die Kombination eines  Research Stay Grant mit einem Konferenzbesuch ist möglich
  Der Research Stay muss dabei alleinstehend wenigstens eine Woche umfassen.
• Eine Research Stay Grant Förderung und eine Talent 5/5/5-Förderung im selben Kalenderjahr ist nicht möglich.
• Bereits erfolgte Reisen werden nicht gefördert.
• Die Antragstellung für mehrere Reisen in einem Antrag ist nicht möglich.
  
• Eine substantielle Änderung des Reiseziels nach der Bewilligung des Antrags (z. B. anderes Land oder andere Arbeitsgruppe an anderem Ort) ist nicht möglich.
  
• Mehrere Anträge von derselben Person in einer Antragsrunde sind nicht möglich.

THEMA: ZEITLINIE UND REISEZEITPUNKT

Wann kann eine durch den Research Stay Grant geförderte Reise stattfinden?

Die Reise muss zwischen dem 1. Januar und dem 31. Oktober des in der jeweiligen Ausschreibung festgelegten Jahres stattfinden.
Beispiel:
Research Stay Grant 2025: Ausschreibung 1. Oktober bis 15. November 2024 – Reisezeitraum zwischen 1. Januar und 31. Oktober 2025 – Abrechnung einreichen bis spätestens 15. November 2025

Sie haben das Antragsformular im WiN-Portal ausgefüllt - ist der Förderantrag damit eingereicht?

Ja.
Wenn Sie nach dem Ausfüllen des Formulars den Button "Speichern" drücken ist ihr Antrag eingereicht und im System gespeichert. Eine Eingangsbestätigung wird nur einmal wöchentlich während der offenen Ausschreibung versandt.

Die Ausschreibung ist noch offen - sind Änderungen am Förderantrag noch möglich?

Ja.
Solange die Ausschreibung noch geöffnet ist, können Sie jederzeit Änderungen an Ihrem Antrag vornehmen.

Ihr Förderantrag wurde bewilligt. Was müssen Sie beachten?

• Stellen Sie den Reiseantrag VOR Ihrer Reise. Bitte beachten Sie die Details weiter unten.
• Rechnen Sie die Reise direkt nach Ihrer Rückkehr ab, bis spätestens zum 15. November des Reisejahres. Bitte beachten Sie Abschnitt „Reiseantrag und Reisekostenabrechnung“.
• Nach der Reise ist innerhalb eines Monats ein kurzer Bericht zur Zielerreichung an WiN-UBT zu übermitteln. Die Vorlage für den Bericht erhalten Sie mit der Förderzusage.
  

NEU 2025: Die Reise verschiebt sich innerhalb des Förderzeitraums.
Was müssen Sie beachten?

Eine Verschiebung des Reisezeitraums innerhalb des Förderzeitraums im gleichen Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Oktober) ist möglich. Bitte informieren Sie die Servicestelle WiN über die Verschiebung.

Die Reise verschiebt sich in das nächste Kalenderjahr. Kann die Förderzusage übertragen werden?

Nein.
Die Förderzusage durch WiN-UBT gilt nur für das Jahr, für das sie ausgesprochen wurde.
Wenn sich die Reise in den nächsten Förderzeitraum verschiebt müssen Sie den Antrag neu in der nächsten Förderrunde stellen.
Sobald Sie wissen, dass sich die Reise in den nächsten Förderzeitraum verschiebt verständigen Sie umgehend WiN-UBT und treten von der aktuell bewilligten Förderung zurück (schriftlich per E-Mail).

Die Reise kann gar nicht stattfinden. Was müssen Sie beachten?

Sobald sie wissen, dass die Reise nicht stattfinden kann verständigen Sie umgehend WiN-UBT und treten Sie von der Förderung zurück (schriftlich per E-Mail).

THEMA: REISEANTRAG UND REISEKOSTENABRECHNUNG

Damit die (vorher bewilligte) Kostenübernahme von für Ihre Reise möglich ist müssen Sie unten stehende Hinweise - insbesondere zur Reisekostenabrechnung - beachten.

Wie ist der Reiseantrag zu stellen?

Der Reiseantrag muss VOR der Reise gestellt werden.
Stellen Sie Ihren Reiseantrag über den Formularserver der Universität Bayreuth.Geben Sie dabei an, dass die Reise abgerechnet werden soll. Verwenden Sie zunächst die Kostenstelle der Einheit, welcher Sie zugeordnet sind.
Unterschriften: Der Reiseantrag muss von Ihnen UND von Ihrer vorgesetzen Person/Lehrstuhlinhaberin bzw. Lehrstuhlinhaber unterschrieben werden und wird an die Abt. III/3 der Verwaltung geschickt. Anträge, auf denen eine der Unterschriften fehlt müssen durch die Reiseabteilung an die antragstellende Person zurückgeschickt werden und erzeugen unnötige Arbeit.
Senden Sie einen Scan des bewilligten Reiseantrags, den Sie von der Abt. III/3 zurückerhalten haben an grants.win-ubt@uni-bayreuth.de.

NEU 2025: Kann ich mit dem Reiseantrag auch einen Antrag auf Abschlagszahlung stellen?

Ja.
Wie bei anderen Dienstreisen auch können Sie einen solchen Antrag stellen. Bitte senden Sie auch davon einen Scan zur Information an grants.win-ubt@uni-bayreuth.de.

Wie muss ich meine Reise abrechnen?

Die Reisekostenabrechnung wird durch die Abteilung III/3 der Universitätsverwaltung abgewickelt. Sie können nur Reisen abrechnen, die vorher genehmigt wurden. Einzureichen sind dort das Abrechnungsformular, die Originalbelege und der genehmigte Reisekostenantrag.
WICHTIG: Scannen Sie zusätzlich die Abrechnung vor dem Einreichen und senden den Scan an grants.win-ubt@uni-bayreuth.de. Dies ist aus Verfahrensgründen erforderlich und sollte an dem Tag erfolgen, an dem die Abrechnung eingereicht wird. Wir empfehlen Ihnen zudem, den Scan auch für Ihre eigenen Unterlagen aufzubewahren, bis die Erstattung an Sie erfolgt ist,

Wann muss ich meine Reise abrechnen?

Rechnen Sie die Reise direkt nach Ihrer Rückkehr ab, bis spätestens 15. November des Reisejahres. Die Förderzusage durch WiN-UBT besteht nur, wenn die Abrechnung bis zu diesem Datum bei der Reiseabteilung eingereicht wurde.