4 Einrichtung und Nutzung von BayRMS
Die folgende Übersicht gibt Ihnen Hinweise zur Einrichtung und Nutzung von BayRMS
Weiterführende Informationen: Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie hier: Anleitung BayRMS | Einführung BayRMS (Mitarbeiterportal)
4.1 Anmeldung im Portal „Mitarbeiterservice Bayern“
Voraussetzung für die Nutzung von BayRMS ist eine einmalige Registrierung im Portal „Mitarbeiterservice Bayern“ und die Anmeldung mit Zertifikatsdatei (mitarbeiterportal.bayern.de). Wer noch kein Konto hat, legt zunächst über „Benutzerkonto erstellen“ eines an; bestehende Nutzer/innen melden sich über „Login“ an. Nach der Anmeldung wählen Sie den Dienst „Reisemanagement“.
4.2 Mitarbeiterprofil und Voreinstellungen
Bei der ersten Anmeldung werden Sie automatisch zu den „Persönlichen Daten“ geleitet. Ohne die Pflichtangaben (mit * markiert) lässt sich BayRMS nicht nutzen. Spätere Änderungen nehmen Sie über die linke Navigationsleiste unter „Einstellungen“ vor. Bitte beachten Sie insbesondere:
- Beschäftigungsbehörde: Tragen Sie immer „1524016 (Universität Bayreuth)“ ein – nur so finden Sie Ihre/n Mitzeichner/in.
- Referat/Funktion: Kurzbezeichnung Ihres Lehrstuhls bzw. Ihrer Organisationseinheit.
- Datenschutz: Den Haken „Ich kann zur Mitzeichnung/Genehmigung … ausgewählt werden“ setzen nur Mitzeichner/Genehmiger und Personen mit Sekretariatsfunktion; alle übrigen Mitarbeitenden lassen ihn deaktiviert. Die Standard-Einstellung (im System sichtbar) sollte beibehalten werden.
- Datumsfilter: Setzen Sie den Listenfilter unter „Voreinstellungen“ auf 200 Tage, damit Anträge und Abrechnungen zuverlässig auffindbar bleiben.
- Voreinstellungen Buchungs-/KLR-Daten: Hinterlegen Sie Ihre Buchungs- und KLR-Daten als Vorlage (Werte siehe Abschnitt „Buchungs- und KLR-Daten“).
- Mitzeichner: Mitarbeitende wählen ihre/n direkte/n Vorgesetzte/n; Leitungen einer Einrichtung ohne weiteren Genehmiger wählen „Reisekosten“ (Reisekostenreferat). Die Neuanlage erfolgt direkt im Genehmigungsformular beim ersten Antrag.
4.3 Vollmachten und Vertretungen
Über „Einstellungen > Vollmachten“ (ehemals Sekretariatsfunktion) können Sie eine andere Person bevollmächtigen, Reiseanträge und Abrechnungen in Ihrem Namen zu erstellen. Mitzeichner/innen legen unter „Einstellungen > Vertretungen“ eine Vertretung für Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) fest. Wichtig: Alle beteiligten Personen müssen bereits ein BayRMS-Profil angelegt und den Datenschutz-Haken gesetzt haben, sonst sind sie nicht auswählbar.
4.4 Weiterführende Informationen
Ausführliche Antworten zu häufigen Fragen finden Sie auf der FAQ-Seite zu BayRMS der Universität Bayreuth: FAQs zu BayRMS
Stand: 27.07.2026