1 Vor der Reise

In diesem Abschnitt finden Sie alle Schritte, die vor Antritt Ihrer Reise zu erledigen sind.

1.1  Checkliste: Vor der Reise

• Dienstreiseantrag über BayRMS stellen 
• Buchungs- und KLR-Daten im Antrag korrekt angeben 
• Ggf. Mitzeichnung durch Vorgesetzte/n einholen
• Ggf. Abschlagszahlung beantragen oder eine Rechnung vorab einreichen (bei Kosten > 200 €).
  Achtung: Vorabzahlung von Rechnungen sind nur möglich, wenn diese im Vorfeld der Reise ausgestellt wurden.
• Verkehrsmittel buchen (Sparpreise und Großkundenrabatt beachten)
• Bei Reise unter besonderen klimatischen Bedingungen: Reisemedizinische Beratung durchführen

1.2  Dienstreiseantrag stellen

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise wird über BayRMS gestellt: Login-BayRMS (Hinweise zur Ersteinrichtung und Nutzung von BayRMS: siehe Kapitel 4)
Bitte beachten Sie die Erläuterungen zur Genehmigung einer Dienstreise: Erläuterungen zur Genehmigung

Mitzeichnung und Vollmacht

Jeder Antrag, der nicht von der Einrichtungsleitung selbst oder mit deren Vollmacht gestellt wird, muss von ihr mitgezeichnet werden – das betrifft in der Regel alle Mitarbeitenden der Einrichtung. Die Mitzeichnung kann auch durch eine Vertretung der Einrichtungsleitung erfolgen (z. B. Sekretär/in). Liegt keine Mitzeichnung durch eine/n Vorgesetzte/n oder eine bevollmächtigte Person des Lehrstuhls vor, muss der Antrag abgelehnt werden.

• Vertretung: darf Anträge in Vertretung mitzeichnen.
• Vollmacht: darf Anträge und Abrechnungen im Namen der jeweiligen Person stellen.

Anträge, die eine bevollmächtigte Person für die Einrichtungsleitung stellt, können zunächst als Entwurf gespeichert und der Einrichtungsleitung vor dem endgültigen Absenden noch einmal zur Prüfung vorgelegt werden. Wie Sie Vollmachten und Vertretungen in BayRMS einrichten, lesen Sie in Kapitel 4.3.

Vollständigkeit der Angaben

Bitte geben Sie bereits bei der Beantragung der Reise alle bekannten Angaben vollständig an – dazu zählen z. B. Verkehrsmittel, Vergleichsangebot zum Deutschlandticket, Privataufenthalte und ggf. der eigene Beitrag beim Reisezweck.

• Flugreisen: Geben Sie alle Flugstrecken einschließlich Zwischenlandungen an und laden Sie den Flugplan bzw. das E-Ticket hoch. Anhand der Flugstrecken wird die CO₂-Kompensation ermittelt.
• Eigener Beitrag: erforderlich zur Unterscheidung zwischen Dienst- und Fortbildungsreise (Konferenz ohne eigenen Beitrag = Fortbildungsreise; Konferenz mit eigenem Beitrag = Dienstreise).

Hinweis: Keine Nachgenehmigung

Reisen, die bereits stattgefunden haben, können in der Regel nicht nachträglich genehmigt werden. Stellen Sie den Antrag daher unbedingt vor Reiseantritt. Ausnahmen sind nur mit einer entsprechenden Begründung möglich.

Sonderfälle bei der Antragstellung

1.3  Buchungs- und KLR-Daten

Buchungs- und KLR-Daten sind im Antrag wie in der Abrechnung Pflichtangaben – bitte geben Sie sie bereits bei der Antragstellung korrekt an. In der Abrechnung wird ihre Richtigkeit anschließend nur noch geprüft. Wir empfehlen dringend, die Daten einmalig unter „Einstellungen > Voreinstellungen“ in BayRMS zu hinterlegen; sie werden dann automatisch in neue Anträge übernommen. Die genauen Werte erfragen Sie bei Ihrem Sekretariat oder der Leitung Ihrer Organisationseinheit.

Buchungsdaten

• Bezeichnung: frei wählbar (sprechender Name), z. B. „DR Standard“
• Erweiterung: 0000000
• Kapitel: i. d. R. 1524
• Titel: z. B. 54741/54740/42941
• Ebene 1: Kostenstelle
• Ebene 2: Ausgabeart (dreistellig, nur bei Drittmittelkostenstellen)
• Ebene 3: Kostenart (68500 bei Haushaltsmitteln; 68510 bei Drittmitteln; 65130 bei Externen Reisenden)

KLR-Daten

• Verfahren: FSV000 (Standardwert)
• Buchungskreis: 0001 (Standardwert)
• Kostenart: i. d. R. 68500 (68510 bei Drittmitteln, 65130 bei RK-Extern)
• Kostenstelle: 8-stellige Haushalts- oder Drittmittelkostenstelle, die im direkten Zusammenhang mit den Reisekosten steht (z. B. 24004510).
• Info 1–3: bleiben leer

1.4  Abschlagszahlung (Vorschuss) beantragen

Sie können vor Reiseantritt eine Abschlagszahlung beantragen, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Dienstreise wurde bereits von der Reisekostenstelle genehmigt

• Die Reise hat noch nicht begonnen oder ist noch nicht beendet 
• Die voraussichtlichen Kosten liegen über 200 € 
• Antrag bitte über folgendes Formular stellen: Formular Abschlagszahlung

Alternativ kann auch eine Rechnung vorab eingereicht werden (bei Kosten > 200 €). Diese Vorabzahlung von Rechnungen ist nur möglich, wenn diese im Vorfeld der Reise ausgestellt wurde.

Bearbeitungszeit

Jährlich werden an der UBT mehr als 10.000 Dienstreisen und Abschlagszahlungen bearbeitet. Bitte planen Sie daher für die Bearbeitung und Überweisung bis zu vier Wochen ein.

1.5  Verkehrsmittel

Reisen mit der Bahn

Fahrpreisermäßigungen sind grundsätzlich auszunutzen:

• Bitte nutzen Sie Sparpreise, sofern eine Zugbindung möglich ist.
• Bitte berücksichtigen Sie falls vorhanden Ihre BahnCard und dienstlich erworbene Bonusmeilen

Reisen mit dem Auto

Bei Benutzung des eigenen PKW und Vorliegen triftiger Gründe wird eine Wegstreckenentschädigung von 0,40 €/km gewährt (bei Fortbildungsreisen 0,25 €/km). Ohne triftige Gründe beträgt sie 0,25 €/km. Die Mitnahmeentschädigung liegt bei 0,02 € pro Mitfahrer und km.

Triftige Gründe liegen vor, wenn:

• Keine öffentlichen Verkehrsmittel verfügbar sind

• Unzumutbarer Zeitaufwand bei ÖPNV-Nutzung entstehen würde

• Schweres/umfangreiches dienstliches Gepäck transportiert werden muss

• Mindestens zwei Dienstreisende gemeinsam fahren

• Schwerbehinderte außergewöhnlich gehbehindert reisen und kein Dienst-KFZ verfügbar ist

Fahrzeugversicherung: Mit Anerkennung triftiger Gründe besteht eine Fahrzeugvollversicherung. Schäden bei Ecclesia Versicherungsdienst GmbH melden (Formulare bei Ref. III/3). Details: Hinweise Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung

1.6  Hotels und Unterkünfte

Bitte beachten Sie die Hotelliste mit den Vertragsraten des Freistaats Bayern:

• Hotelliste Inland 2026

• Hotelliste Ausland 2026

1.7  Besonderheiten bei Auslandsreisen

Bei Reisen ins Ausland sind zusätzliche Schritte erforderlich:

Krankenversicherung und Tagegelder

Bitte achten Sie bei Auslandsreisen darauf, dass Sie einen vollständigen Krankenversicherungsschutz haben. Im Zweifelsfall nehmen Sie Verbindung mit Ihrer Krankenkasse auf. Kosten für eine Auslandskrankenversicherung können nicht als Reisekosten abgerechnet werden.

Auslandstage- und Übernachtungsgelder:

• Tabelle 2026

• Tabelle 2025

• Tabelle 2024