3 Nach der Reise
Nach Abschluss Ihrer Dienstreise reichen Sie die Reisekostenabrechnung ein. Bitte beachten Sie die Fristen und das Verfahren.
3.1 Checkliste: Nach der Reise
- Abrechnung über BayRMS einreichen
- Buchungs- und KLR-Daten auf Richtigkeit prüfen
- Änderungen zum ursprünglichen Reiseantrag eintragen
- Alle Belege vollständig beifügen / hochladen
- Ggf. Abschlag als Hinweis in BayRMS eintragen
Wichtige Frist
Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Reise geltend gemacht wird. Bereits gezahlte Abschläge müssen bei Fristversäumnis in voller Höhe zurückgezahlt werden.
Sorgfalt bei der Abrechnung. Bitte prüfen und ergänzen Sie bei der Abrechnung die aus dem Antrag übernommenen Angaben sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alle Informationen vollständig, korrekt und aktuell sind. Das bloße Hochladen der finalen Belege und Weiterleiten an die Abrechnungsstelle reicht nicht aus. Mit dem Absenden des Abrechnungsantrags bestätigen Sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Kosten, die erst nachträglich zur Abrechnung beantragt werden, können in der Regel nicht mehr erstattet werden, da dies den Abrechnungsprozess erneut verzögert.
3.2 Abrechnung einreichen
Stellen Sie Ihren Abrechnungsantrag über BayRMS: Login-BayRMS
Wählen Sie hierzu im BayRMS unter "Reisemanagement" den Punkt "Neuer Abrechnungsantrag" aus. Über "Neue Abrechnung mit BayRMS Genehmigung" können Sie anschließend den entsprechenden Genehmigungsantrag asuwählen, ggf. Änderungen vornehmen und anschließend den Abrechnungsantrag stellen.
| Sonderfall | Vorgehen |
|---|---|
| Sonderfall Reisen > 3 Monate | Für Reisen mit einer Dauer von mehr als drei Monaten nutzen Sie bitte das separate Formular: Reisekostenabrechnung Reisen > 3 Monate |
3.3 Hinweis für Abschlag
Falls sie einen Abschlag erhalten haben, weisen sie im Feld „Bemerkungen“ in BayRMS bitte darauf hin. Sie können bspw. folgenden Satz verwenden: „Ich habe für meine Dienstreise einen Abschlag in Höhe von X€ erhalten.“